Weniger Stress und mehr Gewinn ohne Personalaufbau

Die Steuerkanzlei ohne Zeitverschwendung

Trimme dein Tagesgeschäft auf Effizienz über automatisierte Prozesse

Was stresst Dich als Steuerberater im Alltag?

Du bist erfolgreich als Steuerberater mit deiner eigenen Kanzlei.

Das Geschäft brummt, du bist wählerisch mit deinen Mandanten und hast über Jahre hinweg ein Top-Team aufgebaut.

Alles paletti, sagen Außenstehende sicherlich dazu.

Was tue ich hier eigentlich? Diese Frage stellst du dir oft selbst.

Wo kommt diese grobe Diskrepanz her?

Zu viel Routine und Ablenkung von den Kernaufgaben.

Dein Zeitbudget für die Kernaufgaben als Steuerberater steht ständig unter Druck durch Aufgaben innerhalb und außerhalb der Kanzlei.

Darunter sind viele zeitintensive Routinetätigkeiten, die sich mit Automatisierung effizient gestalten lassen.

In dieser Abbildung stecken riesige Ergebnis-Potenziale für deine Steuerkanzlei

Unsere Klienten, Inhaber von Steuerkanzleien, haben intensiv mit uns gearbeitet und wir haben zusammen mit Ihnen Lösungen entwickelt, um deinen eigenen Fokus und den deiner Wissensträger auf die Kernaufgaben des Steuerberaters zu lenken.

Die Lösung heißt CharlyTax

Entlastung von Routinetätigkeiten zugunsten der Kernleistungen

Warum? Weil deine Dienstleistung typischerweise diese drei Kernaufgaben umfasst:

Unternehmensberatung mit Schwerpunkt steuerliche Gestaltung.

Durchführen der laufenden Buchhaltung mit Reporting.

Erstellen von Abschlüssen und Steuererklärungen.

Für diese Aufgaben beauftragen dich deine Mandanten und sie stellen die Basis deiner Umsätze dar.

Wofür du ursprünglich nicht angetreten bist und was dich ungleich mehr stresst als dein Kerngeschäft, sind die Tätigkeiten um den Kern herum. Insbesondere sind es Routineaufgaben, die sich im Tagesgeschäft laufend wiederholen:

Vermarktung der Kanzlei.

Rückfragen von Mandanten.

Fachliche Fragen von Mitarbeitern.

Zeitverschwendung durch nicht eingehaltene Prozesse.

Wissenstransfer von Kompetenzträgern zum gesamten Team.

Kommunikation zu Mitarbeitern und Mandanten wegen Unklarheiten.

Genau für diese Bereiche haben wir Lösungen entwickelt, die dich und deine Kanzlei spürbar entlasten.

So sprechen unsere Kunden über Chatbo

Bastian Bannier

Wissensmanagement-System

Wir sind technisch versiert und arbeiten auf eine ziemlich moderne Art und Weise. Aber als wir die Chatbo-Demo getestet haben, waren wir begeistert.

Es ist genau das Tool, das unsere Vision von einer zukunftsorientierten Vertriebsorganisation wahr werden lässt. Kaltakquise, Lead-Qualifizierung, Verkaufsabschluss, Onboarding, Support und Upsell sind nun vollständig automatisiert und skalierbar.

Das ist der Traum eines jeden Unternehmens. Wir sind glücklich und sehr zufrieden.

Michael Dieringer

Steuerberater

Das ganze Chatbo Team war bei der Umsetzung für unsere Steuerberatungskanzlei von Anfang an hoch motiviert.

Alle waren in ihrem Fachbereich super aufgestellt. Anpassungen im Ablauf wurden zeitnah umgesetzt.

Wir konnten schon einige unserer Abläufe erheblich verbessern und sehen noch riesiges Potenzial im Einsatz unseres digitalen Assistenten.

Absolut empfehlenswert!

Reduzierte Belastungen und mehr Umsatz

Deine wichtigste knappe Ressource ist Zeit. Je besser du sie in deiner Kanzlei organisierst, desto größer ist deine Gestaltungsfreiheit:

Löse Überlastungen auf und schaffe zeitliche Spielräume.

Reduziere zeitliche Verschwendung und wandle sie in zusätzlichen Umsatz.

Um einen Verdacht gleich auszuräumen: Ich versuche nicht, ein Perpetuum Mobile oder eine Wunderdroge zu verkaufen. Doch die Entlastungen haben ein Ergebnis – ausgedrückt in Zeit, Geld und Return on Investment (RoI).

Es ist deine Entscheidung, wo du den Schwerpunkt setzt.

CharlyTax spart mit einem großen Hebel Zeit ein

Lassen wir Zahlen sprechen: diese kleine Übersicht zeigt, wie du mit kleinen Optimierungen große Zeiteinsparungen erzielen kannst.

Bereits eine Kanzlei mit 6 Mitarbeitern hebt ca. 100k Ergebnis p.a. mit CharlyTax

5% weniger Telefonate zur Assistenz durch beantwortete Fragen an Charly.

5% Fragen von Mandanten an Sachbearbeiter werden von Charly abgedeckt.

1% für Qualifizierung von Neumandanten werden von Charly erledigt.

5% für Nachfassen bei Mandanten werden von Charly erledigt.

10% der Rückfragen von Mitarbeitern werden von Charly erledigt.

CharlyTax hinterlässt sofort positive Spuren in der Kanzlei und bezahlt sich selbst, im Beispiel mit einem typischerweise 10-30-fachen Hebel von Nutzen zu Kosten, abhängig von der Größe der Kanzlei.

Lass diese Perspektive auf dich wirken ...

Mehr Gewinn im sechsstelligen Bereich ohne Personalaufbau.

Umsetzung alleine mit Digitalisierung und minimalen Eingriffen in die heutigen Prozesse.

Klicke auf die Schaltfläche und sieh dir die Rechnung für ineffiziente Prozesse an, im Beispiel das verlorene Ergebnispotenzial für eine Kanzlei mit 10 Mitarbeitern.

Wenn du diese Kosten loswerden willst, buche einen Termin mit mir.

Wo kommen die Entlastungen her?

Unsere Klienten haben unterschiedliche Schwerpunkte außerhalb ihrer Kernkompetenz, wo unsere digitalen Lösungen Unterstützung bieten.

1. Allgemeine Steuerfragen - CharlyTax CONSULT

Steuerkanzleien bekommen auch im Rahmen der laufenden Mandatsbetreuung ständig kleinere Beratungsanfragen, die eher allgemeiner Natur sind. Gerade immer wiederkehrende Anfragen, wie z.B. der PKW, das E-Bike, können automatisiert inhouse oder direkt extern beantwortet werden.

Hierfür gibt es den Steuerratgeber, der mit der eigenen Wissensdatenbank oder den aktuellsten BMF-Schreiben gefüttert werden kann und somit die an die Fachkräfte herangetragenen Fragen vermindert und so wichtige Ressourcen durch wiederkehrende Fragen bindet.

2. Mandantenqualifizierung - CharlyTax SELECT

Steuerkanzleien haben in der Regel genügend Kunden und sind saisonal oft überlastet. Deswegen sind sie sehr selektiv in der Annahme neuer Mandanten. Um den Auswahlprozess effizient zu gestalten, selektiert CharlyTax digital und sortiert durch gezielte Fragen alle Interessenten aus, die nicht zu den Kriterien der Kanzlei passen.

Die Select-Funktion unterstützt folgende Prozesse:

Anfordern von Unterlagen.

Buchen von Gesprächsterminen.

Onboarding neuer Mandanten nach Entscheidung.

3. Mitarbeiterqualifizierung – CharlyTax RECRUIT

Steuerkanzleien sind oft saisonal oft überlastet und suchen laufend nach neuen, passenden Mitarbeitern. Um den Auswahlprozess effizient zu gestalten, selektiert CharlyTax digital und sortiert durch gezielte Fragen Bewerber aus, die nicht zu den Kriterien der Kanzlei passen.

Die Select-Funktion unterstützt folgende Prozesse:

Anfordern von Unterlagen.

Buchen von Gesprächsterminen.

Onboarding neuer Mitarbeiter nach Entscheidung.

4. Beantworten von Fragen per Chat – CharlyTax SERVICE

Mit Hilfe einer kontextorientierten Datenablage können wiederkehrende Prozesse und das dafür erforderliche Wissen für alle Mitarbeiter schnell verfügbar gemacht werden. Information können per Schlüsselwort, Suchbegriff, oder QR-Code-Scan aufgerufen werden. Informationen in Textdokumenten, Bildern und Videos könne in beliebig vielen Gruppen gebündelt und über unterschiedliche Suchen gefunden werden.

5. Wissens- und Prozessmanagement - CharlyTax INFO

An die Kanzlei werden immer wieder telefonische Anfragen gestellt, die Standardthemen betreffen und vielfach zu einem Zeitpunkt ankommen, wo Wissensträger nicht verfügbar sind. CharlyTax antwortet zu Standardfragen direkt im Chat und bietet darüber hinaus einen Rückruf oder Telefontermin an. Der Kundenservice wird so verbessert und die Belastung der Telefonleitungen reduziert.

6. Beantworten von Mandantenfragen per E-Mail – CharlyTax MAIL

Kanzleien erhalten per E-Mail wiederkehrend Fragen zu steuerlichen Themen, die von Mitarbeitern aufwendig manuell beantwortet werden. Aufbauend auf das Wissensmanagement analysiert CharlyTax E-Mail-Anfragen nach den steuerlichen Inhalten und schlägt Antworten vor. Die Handhabung ist dabei so einfach wie bei einem Online-Übersetzungsprogramm, mit Frage- und Antwortfenster

7. Benachrichtigung bei verpassten Anrufen – CharlyTax CALL

Die Telefonleitungen können in Stoßzeiten schon einmal überlastet sein. Um mit Anrufern sofort in den Dialog zu treten, versendet CharlyTax eine WhatsApp-Nachricht an alle Anrufer, deren Gespräch nicht angenommen werden konnte.

Ob belegte Leitung oder Anruf außerhalb der Geschäftszeiten - der Anrufer bekommt eine Reaktion und kann sofort über eine WhatsApp-Nachricht kommunizieren: den Grund seines Anrufes mitteilen, einen Rückruf anfordern oder um einen Terminvorschlag bitten.

8. Termine nach Kriterien online buchen – CharlyTax CALL

Das Terminmanagement der Wissensträger ist kritisch für den Erfolg der Kanzlei. Wenn sie mit Terminen "zugeschüttet" werden, leidet die Leistung. Können wichtige Termine nicht wahrgenommen werden, ist eine negative Wahrnehmung bei Mandanten möglich.

Beides gilt es zu vermeiden. CharlyTax unterstützt mit einem einfachen Prozess:

Festgelegte Kriterien für die Terminvergabe.

Eng begrenzte Zeitfenster im Terminkalender

Online-Buchung der Termine

CharlyTax unterstützt mit einem einfachen Prozess:

Wie wir arbeiten

CharlyTax-Projekte werden in einem strukturierten Projektablauf durchgeführt.

1. Bedarfsanalyse und Angebot

Detaillierte Ermittlung des Bedarfs der Kanzlei, erstellen eines Angebots, bestehend aus folgenden Anteilen:

Dienstleistung für das Einrichten und Konfigurieren des Systems.

Beschreiben kanzleispezifischer Lösungen.

Festlegen der monatlichen Lizenzkosten.

2. Beauftragung und Projektplanung

Nach der Beauftragung wird ein Projektplan erstellt. Die Projektlaufzeit bis zur Übergabe des lauffähigen Systems beträgt in der Regel 3 Monate, je nach Funktionsumfang.

3. Kontinuierliche Projektkommunikation

Die Kommunikation im Projekt erfolgt über eine WhatsApp-Gruppe, Zoom-Calls und E-Mails nach Bedarf. Projektfortschritte werden hierbei regelmäßig festgestellt und die Folgeschritte gemeinsam definiert.

Fördermittel für die Digitalisierung mit CharlyTax

Abhängig vom Bundesland deines Standortes gibt es verschiedene Programme zur Förderung von Digitalisierungsprojekten.

In unserer Zusammenarbeit mit Experten für Förderprogramme finden wir heraus, welche Mittel für dein Vorhaben zur Verfügung stehen und unterstützen dich bei der Beantragung.

Auch wenn CharlyTax eine hoch rentierliche Investition darstellt, erleichtern Fördermittel die Umsetzung deines Projekts.

Das ist Chatbo

Chatbo ist eine Technologiefirma, 2009 gegründet von Fred Renoth und Manfred Lakner als Unternehmensberatung. Seit 2015 beschäftigen wir uns mit Softwareprodukten für Marketing und Vertrieb.

Unser heutiges System ist speziell aufgesetzt für kleine und mittlere Firmen, die eine einfache und kostengünstige Lösung suchen, um digital neue Kunden zu finden und ihre Stammkunden zu binden.

Wir arbeiten ausschließlich über das Internet und über drei Kontinente hinweg (Europa, USA, Asien). Unsere Produkte werden in Europa entwickelt.

Die digitalen Prozesse setzen wir lauffähig auf und zeigen unseren Klienten, wie sie damit arbeiten und die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Dabei halten wir den Projektaufwand beim Klienten minimal und stellen sicher, dass das System nachhaltig, mit einfachen Mitteln und geringem Zeiteinsatz betrieben werden kann.

Neugierig? Dann lass uns reden.

Ich freue mich darauf, mit dir in einem kurzen Telefonat bzw. Zoom-Call zu besprechen, wie dir unser CharlyTax-System ...

in kurzer Zeit.

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erhebliche Zeiteinsparungen in deine Kanzlei bringt und dir hilft, mehr zeitliche Flexibilität und Umsatzpotenziale zu realisieren.

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